Na trhu práce se spolu střetává nabídka s poptávkou. Proto je důležité umět nejen nabídnout to, co umíte, ale také hlavně vědět, jak dobře prodat své znalosti, dovednosti a zkušenosti. Jen tak máte šanci obstát v tvrdém boji o pracovní pozici. Přílišná skromnost a vyčkávání v koutě vám vysněnou práci nepřinese. Při reakci na pracovní nabídku musíte svého potenciálního zaměstnavatele zaujmout natolik, aby dal přednost právě vám před ostatními uchazeči. Jak na to? Jedním ze základních způsobů je zaslání dvou dokumentů: životopisu a motivačního dopisu. Zde prezentujete sami sebe. V životopisu poskytnete zaměstnavateli základní údaje o sobě, kdo jste, co umíte a čím jste prošli. Motivační dopis by měl být takovým doplňkem životopisu a právě v něm byste měli objasnit, proč byste měli být přijati na danou pracovní pozici a jak můžete být firmě užiteční. Obsah motivačního dopisu je tedy stejně důležitý jako životopis, a jeden bez druhého se neobejde. Rozhodně tuto část žádosti o zaměstnání nepodceňujte a pokud jej firma vyžaduje, napište ho. Najdou se i tací, kteří se domnívají, že když jej nepošlou vůbec, nic tím nezkazí, ale většinou se tak dopředu vyřazují z možnosti být pozván na osobní pohovor. Kolikrát právě průvodní dopis rozhodne o všem. Co do něj napsat a z jakých částí by se měl skládat? Pojďme se s ním seznámit blíže.
Motivační dopis funguje spolu s životopisem
Motivační dopis hraje při hledání práce dost významnou roli a slouží především k rychlé orientaci ve vašem životopise. Z toho důvodu je vhodné, aby se informace v těchto dvou dokumentech navzájem doplňovaly, ale nekopírovaly. Napsat životopis je poměrně jednoduché, zde uvedete pouze fakta o významných bodech svého života. V motivačním dopise ale naopak vyzdvihnete své specifické schopnosti, dovednosti, zkušenosti a významné výsledky, kterých jste dosáhli.
Určitě je dobré motivační dopis vždy přizpůsobit pracovní pozici o níž máte zájem. S jednou univerzální verzí nikdy neuspějete a navíc zkušení personalisté to lehce odhalí. Z motivačního dopisu musí jednoznačně vyplynout, proč právě vy jste ta osoba, kterou zaměstnavatel hledá. Proto je nutné uvést dovednosti a schopnosti důležité pro danou pozici. Avšak nijak nepochybíte, když budete mít alespoň základní kostru a konkrétní pasáže jen upravíte.
Stačí jen tři odstavce
Napsat motivační dopis je daleko složitější než sestavit životopis a nejeden pisatel se při něm řádně zapotí. Psaní dopisu pak zbytečně zabírá mnoho času, jelikož nevíte, co do něj vlastně napsat. Z pohledu personalistů by se mělo jednat o stručný a výstižný dopis, který zaujme. Jeho délka by neměla přesáhnout stranu formátu A4. Kromě úvodního odstavce a rozloučení by měl být obsah strukturován do dvou až třech odstavců.
Neuvádějte prázdné fráze
Rozhodně se vyhněte různým klišé, nic neříkajícím frázím a uváděním samozřejmostí. Musíte být konkrétní: věty typu, že jste nejvhodnější kandidát či máte letité zkušenosti v oboru, nikomu nic neřeknou. Jestliže uvedete důvod či jaké dovednosti jste získali během své dosavadní pracovní kariéry, bude mít tato informace zcela jinou váhu.
Jak má správně vypadat motivační dopis?
Motivační dopis a životopis, které posíláte do firmy, jsou vaší vizitkou a často rozhodují o tom, zda vás personalista pozve na osobní pohovor. Zaměstnavatel si na základě těchto dokumentů vytvoří o vás prvotní obrázek, proto věnujte napsání náležitou pozornost. Dejte pozor také na gramatické chyby a stylistickou úpravu textu.
Motivační dopis se skládá z několika základních částí:
1. Adresa
V horní části motivačního dopisu uvedete své jméno, příjmení, titul, adresu bydliště, telefon, email. Pod vaši adresu pak napíšete adresu firmy, kam chcete dopis posílat – název společnosti, jméno personalisty, adresa.
2. První odstavec
Na úvod napište nejprve oslovení, které by mělo být cílené. Znáte-li jméno personalisty, oslovte jej přímo jménem, např. Vážený pane Nováku… V první části motivačního dopisu zaměstnavateli oznamte, odkud jste se dozvěděli o volném pracovním místě (z médií, inzerce) a dále uveďte o jakou pracovní pozici se ucházíte. Firmy někdy vypisují inzeráty na více pozic najednou, takže je dobré, aby věděli o jakou práci máte zájem právě vy. Jinak budete působit dojmem, že ani sami nevíte, co byste chtěli dělat a čekáte jen na to, že vám něco najdou.
3. Druhý odstavec
V tomto odstavci je prostor pro představení všech vašich dovedností a schopností, které se ale vztahují k pracovnímu místu o něž usilujete. Pokud v něčem vynikáte nebo vlastníte certifikát, rozhodně není na škodu tento fakt zmínit. Zároveň je vhodné uvést dvě poslední pracovní pozice, které ilustrují vaše získané pracovní zkušenosti. Snažte se být co nejvíce konkrétní, takže uveďte jaké pracovní úkoly jste měli na starosti, jakých výsledků jste dosáhli, co se vám povedlo a co považujete za svůj největší osobní úspěch. Cílem této části motivačního dopisu je ukázat, jakým přínosem můžete být pro zaměstnavatele.
4. Třetí odstavec
Ve třetím odstavci vyzdvihněte vaše povahové rysy, které vás charakterizují jako člověka a které vás odlišují od ostatních kandidátů. Dobře uděláte, když do této části vhodně zakomponujete (třeba pomocí synonym) právě ty vlastnosti a zkušenosti, jež zaměstnavatel v nabídce vyžaduje. Na závěr vyjádřete, že se chcete zúčastnit osobního pohovoru a těšíte se na případnou budoucí spolupráci. Úplně nakonec můžete poděkovat za čas, který personalista strávil čtením vašeho dopisu.
5. Datum a podpis
Poslední část motivačního dopisu musí obsahovat aktuální datum a váš podpis. Pokud posíláte dopis poštou, měli byste ho vždy podepsat vlastní rukou. Podpis napsaný na klávesnici je přípustný jen pro zasílání dokumentů e-mailem.
Motivační dopis pošlete jako přílohu odpovědi na inzerát společně s vaším životopisem. V e-mailu či průvodním dopise, pokud zasíláte dokumenty poštou, napište krátký text, kde vymezíte na jaký inzerát odpovídáte a jaké přílohy přikládáte. Jednou větou zde můžete také stručně zmínit, proč se o dané místo ucházíte.
Motivační dopis nepodceňujte
I když není motivační dopis přímo v pracovní nabídce vyžadován, přesto jej určitě zašlete. Získáte konkurenční výhodu oproti ostatním, kteří poslali jen životopis. Dalším faktem je, že přestože motivační dopis není uveden mezi požadovanými dokumenty, většina zaměstnavatelů považuje za samozřejmé, že jej automaticky pošlete.